Cách viết thư cho đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp hơn

MYD có những khóa học Anh văn kinh tế, thương mại với chất lượng đảm bảo hiệu quả cao. Sau khóa học, học viên đã thông thạo giao tiếp, viết thư, hợp đồng hay các hoạt động sử dụng tiếng Anh trong công việc kinh doanh thương mại.

Làm thế nào để làm cho những văn bản gửi cho đối tác của bạn chuyên nghiệp hơn khi viết bằng tiếng anh?

Những điều tưởng như nhỏ nhặt nhưng nó lại đóng góp 1 phần không nhỏ cho thành công của công việc đấy nhé.

Trước hết, bạn phải biết trong khi giao tiếp với những người kinh doanh, ngôn ngữ bạn sử dụng phải luôn phù hợp trong phong cách và giai điệu.

Sau đây là những những yêu cầu cơ bản của văn bản tiếng Anh chuyên nghiệp cần có để đối tác có thể đánh giá đúng năng lực của bạn nhé.

Viết tất cả các động từ đầy đủ. Không sử dụng các hình thức hợp đồng như không hoặc có thể không (don’t or can’t)

Không sử dụng chữ viết tắt như thông tin (for information).

Hạn chế sử dụng passive voice. Tuy nhiên, có một số tình huống mà các mẫu câu có động từ  passive voice được ưa thích và thuận tiện cho văn bản gửi đối tác. Ví dụ, các hình thức động từ hoạt động được sử dụng với một số những người ít sử dụng hay đọc các văn bản tiếng anh chuyên nghiệp trong công việc hay học tập. Họ sẽ viết '‘A copy of the document will be mailed to you as soon as possible "thay vì" I will mail you a copy of the document asap ".

Luôn để ý đến những từ vựng mà bạn sử dụng. Hãy sử dụng từ vựng tiếng Anh một cách chính xác, chuyên nghiệp tránh những từ trong sinh hoạt không chuyên nghiệp. Ví dụ như: fix, begin, start, OK, thanks etc. Avoid them in formal writing. Instead use words like repair (for fix), commence (for start / begin), in order / all right (for OK) and thank you (for thanks).

Tránh những từ như "really" và "so". Thay vào đó, bạn hãy sử dụng những từ phức tạp hơn như extremely, highly, entirely etc.

Hạn chế việc sử dụng các cụm động từ. Theo như có thể tránh sử dụng chúng, nếu không thể không sử dụng những cụm đông từ thì nên cố gắng giới hạn việc sử dụng chúng. Văn bản chuyên nghiêp luôn thể hiện những ý tưởng tương tự bằng cách sử dụng các hình thức động từ tiêu chuẩn, rõ ràng để tránh hiểu không hết ý hoặc bị nhầm lẫn.

Đừng bỏ qua các chủ ngữ hay bất cứ từ nào trong câu, dù chúng có thể giản lược. Nhiều doanh nghiệp hay đối tác khó tính không thích và không chấp nhận được văn bản chính thức bị lược bỏ từ. Ví dụ như bạn không viết 'I hope to see you soon’ mà thay vào đó là "Hope to see you soon". Điều này sẽ gây khó chịu và không thoải mái cho người nhận thư

Đây chỉ là một vài điều cơ bản mà MYD muốn chia sẻ với bạn mong rằng chúng sẽ giúp cho bạn tốt hơn trong công việc.

MYD cung cấp những khóa học anh văn thương mại, giao tiếp, viết thư với hiệu quả chất lượng cao nhằm giúp các bạn có thể giao tiếp sử dụng tiếng anh trong kinh doanh tốt hơn, chuyên nghiệp nghiệp hơn nữa.